Сотрудник уволился и не вернул ключи: нужно ли менять все замки?

Сотрудник уволился, забрал личные вещи, но ключи от офиса так и не вернул. На сообщения не отвечает. При этом у него по-прежнему есть доступ в помещение, где хранятся документы, техника и деньги.

Менять все замки необязательно. Но если ключи остались у бывшего сотрудника, доступ лучше заблокировать как можно быстрее. Разбираемся, когда достаточно заменить личинку замка, а когда придётся пересмотреть всю систему безопасности.

Может ли бывший сотрудник пользоваться ключами?

После увольнения право сотрудника находиться в служебных помещениях на прежних условиях прекращается. Если работодатель не разрешил ему входить в офис, наличие ключа такого разрешения не даёт.

Но обычный механический замок не знает, кто уволился, а кто продолжает работать.

Представим ситуацию. Менеджер уволился в пятницу, а в понедельник выяснилось, что у него остался ключ от запасного входа. Даже если сотрудник обещает вернуть его на следующей неделе, всё это время он технически может попасть в помещение.

Есть и другая проблема: вернувшийся ключ не гарантирует, что копий не осталось. Обычный ключ можно дублировать заранее.

Поэтому решение зависит не только от того, доверяете ли вы бывшему сотруднику, но и от того, куда именно он мог попасть.

Когда замки лучше заменить сразу

Если ключ открывал только подсобку с уборочным инвентарём, риск один. Если он открывал помещение с кассой, сервером или документами клиентов, совсем другой.

Замену замков не стоит откладывать, если:

• Сотрудник имел доступ к деньгам, товарам или дорогостоящему оборудованию.
• Ключ открывает вход в офис, склад или несколько помещений одновременно.
• Увольнение сопровождалось конфликтом.
• Неизвестно, сколько копий ключа существует.
• В помещении хранятся документы с персональными данными.

Например, уволился администратор магазина, у которого были ключи от служебного входа и склада. Даже если никаких угроз не поступало, разумно заменить цилиндры соответствующих замков.

Менять всю дверь или замочный механизм обычно не требуется. Во многих цилиндровых замках достаточно заменить личинку и выдать сотрудникам новые ключи.

Но если один ключ открывает пять дверей, придётся проверить все пять точек доступа.

Что делать, если в офисе электронные пропуска

С электронной системой контроля доступа ситуация проще.

Если сотрудник пользовался картой, брелоком или мобильным идентификатором, администратор может отключить его права в системе. Физически забирать пропуск для блокировки доступа не обязательно.

Например, бухгалтер имел доступ в офис с 08:00 до 20:00. После увольнения его идентификатор удаляют из списка разрешённых. При следующем прикладывании карты дверь не откроется.

Но одной блокировки пропуска недостаточно, если у человека остались другие способы входа.

Проверьте также:

• PIN-коды на дверях и сигнализации.
• Доступ к мобильным приложениям и удалённому управлению.
• Учётные записи видеонаблюдения и охранной системы.
• Механические ключи для аварийного открытия.

Если все сотрудники пользуются одним кодом сигнализации, после увольнения одного из них код лучше сменить. Иначе бывший работник по-прежнему сможет снять объект с охраны, если получит физический доступ к клавиатуре.

Можно ли заставить сотрудника оплатить замену замков?

Автоматически выставить бывшему работнику счёт за новые замки нельзя.

По статье 238 Трудового кодекса РФ сотрудник обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб. Но работодателю нужно доказать сам ущерб, его размер, вину работника и связь между его действиями и расходами.

Например, если ключ был выдан по акту, сотрудник его не вернул, а компании пришлось понести расходы, это может стать основанием для требования о возмещении ущерба. Но взыскание не гарантировано: необходимо подтвердить обстоятельства и обоснованность затрат.

Перед решением о взыскании работодатель обязан провести проверку и запросить у сотрудника письменное объяснение. Это предусмотрено статьёй 247 ТК РФ.

При этом по общему правилу материальная ответственность работника ограничена его средним месячным заработком. Полная ответственность возможна только в предусмотренных законом случаях.

Поэтому сначала обеспечьте безопасность помещения, а уже потом разбирайтесь с возмещением расходов.

Как избежать такой ситуации при следующем увольнении

Проблему проще предупредить, чем менять замки после каждого увольнения.

Организуйте выдачу ключей и пропусков под подпись. Указывайте, какие помещения они открывают. При увольнении проверяйте возврат, а электронные доступы отключайте в согласованное время.

Для помещений с ограниченным доступом удобнее использовать СКУД. Она позволяет выдавать сотрудникам индивидуальные права, ограничивать время входа и сохранять историю проходов.

Нева поможет подобрать, установить и настроить систему контроля доступа, охранную сигнализацию и видеонаблюдение для офиса, магазина или склада. Оборудование можно объединить в систему безопасности объекта.

Главное

Если сотрудник уволился и не вернул ключи, менять абсолютно все замки не нужно. Начните с помещений, к которым у него был доступ.

Механические замки при необходимости перекодируйте или замените личинки. Электронные пропуска заблокируйте, общие коды смените, удалённые доступы отключите.

И не рассчитывайте только на обещание вернуть ключ. Даже после возврата нельзя исключить существование дубликата.

Безопасность помещения должна зависеть от действующих прав доступа, а не от того, насколько хорошо вы расстались с сотрудником.